Akreditasyon Süreci Kılavuzu

DÖDAK akreditasyon süreci kılavuzu, ziyaret edilecek Türkçe öğrenim/hazırlık merkezlerinin/birimlerini değerlendirme programının detayları ve sürecin nasıl yürütüleceği konusunda yol göstermesi amacı ile hazırlanmıştır. Kılavuz; akreditasyon süreci, saha ziyareti aşamaları, akreditasyon karar türleri ile ilgili bilgileri ve kurumların hazırlaması gereken belgeleri içermektedir.

Akreditasyon Süreci

DÖDAK akreditasyon değerlendirmesi, Türkçe öğrenim/hazırlık merkezlerinin/birimlerinin başvurusu üzerine başlatılır ve süreç yürütülür. Akreditasyon amacıyla değerlendirme talep eden merkezler/birimler, bu isteklerini başvuru formunu doldurarak DÖDAK’a bildirir. Akreditasyon başvurusu yılın ocak, nisan, ağustos ve aralık aylarında alınır. Kurumun akreditasyon isteği TÜMAK tarafından koşullara uygunluk açısından incelenir. TÜMAK, gerekli gördüğü takdirde, akreditasyon isteği yapılan merkez/birim için kurumdan ek bilgi ve belge isteyebilir. TÜMAK tarafından yapılan incelemeden sonra, akreditasyon başvurusu yapan merkezlerin/birimlerin akreditasyon sürecine dâhil edilip edilmeyecekleri, değerlendirmeye dâhil edilmesi uygun görülen merkezler/birimler için belirlenen toplam akreditasyon ücreti ve ödeme koşulları, başvuru yapılan ayı takip eden ayının sonuna kadar ilgili kuruma bildirilir.

Akreditasyon talebinde bulunan ve uygunluğu onaylanan merkezlerin/birimlerin temsilcileri TÜMAK tarafından düzenlenecek akreditasyon bilgilendirme toplantısına katılırlar. Kurum, DÖDAK tarafından belirlenmiş format ve içerikte öz değerlendirme raporunu hazırlamaya başlar. Takip eden 6 ay içinde öz değerlendirme raporunu sunar. TÜMAK, akreditasyon isteği yapan merkezden/birimden, gerekli gördüğü takdirde,  ek bilgi ve belge isteyebilir. Süre bildirimi aynı zamanda öz değerlendirme raporunun hazırlanmasında başlangıç tarihidir. Taahhüt edilen süre bitiminde öz değerlendirme raporu ekleri ile birlikte TÜMAK’a gönderilir. Merkez/birim, öz değerlendirme raporunu teslim tarihinden 3 ay önce TÜMAK’tan yazılı olarak 3 veya 6 aylık ek süre talebinde bulunabilir. Bu ek süre talebi bir defaya mahsustur. DÖDAK tarafından merkezlerin/birimlerin öz değerlendirme raporunu teslim etmesine 3 ay kala merkezlerden/birimlerden rapor tamamlama, teslim ve saha ziyaretleri süreçleri konularında gelebilecek soruları cevaplamak ve bilgi vermek amaçlı bir ara toplantı düzenlenebilir. Öz değerlendirme raporunu teslim süresi uzatmalar dâhil toplamda 12 aydan fazla olamaz. Bu süre zarfında öz değerlendirme raporunu göndermeyen kurumların başvuruları geri çekilmiş sayılır.

Öz değerlendirme raporlarının DÖDAK’a teslim edilmesini takip eden 45 gün içinde raporlar incelenir ve merkez/birim ile belirlenen zaman çerçevesinde merkez/birim ziyareti gerçekleştirilir. Merkez/birim ziyaretini takip eden 20 gün içinde değerlendiriciler tarafından hazırlanan taslak rapor incelenmek üzere ilgili merkeze/birime yollanır. Merkezin/birimin, taslak raporu incelemesi ve değişiklik yapması veya itirazda bulunması için için 30 gün süre tanınır. İlgili merkez/birim, taslak rapora değişiklik önerebilir veya olduğu gibi kabul edebilir. Değerlendirme takımı, merkezin/birimin cevabını da dikkate alarak taslak raporu hazırlayıp TÜMAK’a gönderir. Tutarlılık ve yazım kontrolleri sonrası, sonuç raporu TÜMAK tarafından yazılır ve nihai karar verilir. Değerlendirme ve akreditasyon süreci örneği Şekil 1’de verilmiştir.

Şekil 1. Değerlendirme ve Akreditasyon Süreci

Merkezlerin/birimlerin değerlendirme süreci, ziyaret öncesi, kurum ziyareti ve ziyaret sonrası olmak üzere üç aşamadan oluşmaktadır.

Merkez/Birim Ziyareti

Merkez/birim ziyareti, 3 tam günden oluşur. Merkez/birim ziyaretinin amacı, öz değerlendirme raporunda belirtilen bilgi, açıklama ve belgelerin doğruluğunu incelemektir. Ziyaret, önceden planlanan akış içinde gerçekleştirilir. Değerlendirme sürecinin başarılı bir şekilde yürütülmesi ve sonlandırılması için ziyaret öncesi, kurum ziyareti ve ziyaret sonrası aşamalarının kapsamlı, zamanında ve profesyonel olarak tamamlanmalıdır.

Merkez/Birim Ziyaret Öncesi

Ziyaret öncesi etkinliklerin amacı, merkezlerin/birimlerin niteliğini doğru olarak değerlendirebilecek bir takım oluşturmak, merkez/birim tarafından hazırlanan öz değerlendirme raporunu incelemek ve merkez/birim ziyareti sırasında yapılacak ek belge, görüşmeler ve değerlendirmeler için bir plan oluşturmaktır. Türkçe öğrenim/hazırlık merkezlerini/birimlerini değerlendirecek takımlar, TÜMAK tarafından seçilmiş bir takım başkanı ile merkez/birim değerlendiricisi havuzundan, yine TÜMAK tarafından seçilmiş 2 değerlendiriciden oluşur. Takımın ulaşım ve konaklama gereksinimleri takım başkanının koordinasyonunda ziyaret edilecek merkez/birim tarafından sağlanır. TÜMAK, görevlendirdiği takım üyelerine görevlendirildikleri merkez/birim ile herhangi bir çıkar çatışması/çakışması içinde olup olmadıklarını beyan etmelerini ayrıntılı gerekçeleriyle ister. TÜMAK, değerlendirdiği gerekçelerle birlikte uygun gördüğü takdirde, olası çıkar çatışması/çakışması olan değerlendiriciler yerine yeni değerlendiriciler görevlendirir. Değerlendirme takımının merkezi/birimi ziyaret tarihi, takım üyelerine ve merkeze/birime uygun olacak şekilde takım başkanı ve merkezin/birimin yetkili yöneticisi/öz değerlendirme koordinatörü tarafından ortaklaşa kararlaştırılır. Ziyaret öncesi etkinlikler, ziyaret takımının ek bilgi, ek belge, görüşme ve inceleme isteklerini de karşılayacak şekilde takım başkanı ve ziyaret edilen merkezin/birimin akreditasyon temsilcisi/birim yöneticisi eş güdümünde planlanır. Takım başkanı ve kurumun akreditasyon temsilcisi birlikte taslak ziyaret programı hazırlar. Bu program merkezin/birimin büyüklüğü, her bir grubun temsiliyeti (yarı zamanlı, kadrolu gibi) ve personelin merkezde/birimde bulunduğu saatler göz önüne alınarak planlanır. Takımın, merkezle/birimle olan tüm haberleşme ve planlamalarını takım başkanı yürütür.

Merkez/Birim Ziyareti

Merkez/birim ziyaretinin amacı, öz değerlendirme raporunda verilen bilgilerin doğruluğunu teyit etmek, yeterince açık olmayan bilgi ve belgeleri değerlendirmek; kurumun güçlü ve gelişmeye açık yanlarının belirlenmesine yardımcı olmak ve DÖDAK değerlendirme ölçütlerinin karşılandığının kanıtı olarak, kurum tarafından hazırlanan belge ve bilgileri yerinde incelemektir. Merkez/birim ziyaretinin ilk toplantısı, takım lideri ve değerlendiricileri, merkez/birim yöneticisi ve merkez/birim yöneticisin uygun gördüğü temsilciler ile yapılır. Bu toplantıda, TÜMAK takım lideri ziyaret süreci hakkında bilgi verir ve ziyaretin amacını açıklar. Değerlendiriciler, ziyaret süresince idari ve akademik personel, öğrenci ve yöneticiler ile görüşmeler yapar ve sınıf içi gözlemlere katılır. Yapılan görüşme ve sınıf içi gözlemlerde TÜMAK tarafından hazırlanmış görüşme, soru formları ve sınıf-içi gözlem formlarından yararlanılır. Takım lideri, ziyaret planlamasında öğrenci işleri gibi idari, ölçme-değerlendirme, materyal, Ar-Ge gibi akademik; kültür ve sosyal işler koordinatörlüğü, kantin, gibi birim, ofis ve ortak alanların incelenmesine yer verir. Sınıf gözlemlerinin, farklı düzey ve içerikleri temsil edecek şekilde planlanması ve en fazla 15-20 dakika sürmesi önerilir. Değerlendiriciler, her bir ölçüt için öz değerlendirme raporunda belirtilen bilgilerin doğruluğunu, ölçütlerin yer aldığı kontrol listesini kullanarak değerlendirir. Değerlendirme takımı, merkez/birim ziyaretinin son etkinliği olarak uygun gördüğü kişilerle sonuç toplantısı yaparak saha ziyareti sonrası programa ilişkin bulgularla ilgili bilgi verir. Akreditasyon kararıyla ilgili bilgi, sonuç toplantısında verilmez.

Merkez/Birim Ziyareti Sonrası

Değerlendirme takımı, merkez/birim ziyaretini izleyen 20 gün içinde ölçütlere dayalı bulguların yer aldığı taslak ön değerlendirme raporunu hazırlar ve ilgili merkez/birim akreditasyon sorumlusu/birim yöneticisi ile paylaşır. Merkez/birim, değerlendirme takımının hazırladığı ön değerlendirme raporundaki merkezde/birimde belirlenen yetersiz noktalarla ilgili yorumlara, ön değerlendirme raporunun merkeze/birime gönderilmesini izleyen 30 gün içinde yanıt verebilir. Merkeze/birime tanınan bu 1 aylık sürenin amacı, raporda sunulan -varsa- eksik veya hatalı bilgileri düzeltmektir. Raporda, ziyaret sırasında tespit edilen eksiklikler olması durumunda merkezden/birimden bir eylem planı yapması ve bunu belgelemesi istenebilir. Bu belge, TÜMAK tarafından bir sonraki ara ziyaret veya ara rapor değerlendirmesi sırasında dikkate alınır. 1 ay içinde merkezden/birimden TÜMAK’a herhangi bir yanıt ulaşmaması, rapordaki tüm değerlendirmelerin merkez/birim tarafından kabul edildiği ve bu değerlendirmelere itirazın olmadığı anlamına gelir.

Bu sürecin sonunda değerlendirme takımı taslak raporunu hazırlar. Bu rapor, öz değerlendirme raporunun kısa bir özetini, merkez/birim ziyaretinde yapılan tüm görüşme ve incelemelerin listesini, ölçütlere ilişkin bulguları ve -varsa- merkezin/birimin 1 ay içinde bildirdiği düzeltmeleri kapsar. Hazırlanan rapor, takım başkanı tarafından TÜMAK’a elektronik ortamda gönderilir. Tutarlılık ve yazım kontrolleri sonrası rapor TÜMAK üyelerinin onayına sunulur. TÜMAK tarafından onaylanan raporlar, merkezlere/birimlere gönderilecek olan nihai raporlardır. Nihai kararı, TÜMAK bu rapora dayanarak verir.

Akreditasyon Kararı

TÜMAK değerlendirme raporu sonucuna göre ölçütlerin ne kadarının karşılandığı, karşılanmayan ölçütlerin kalite süreçleri için önemi ve derinliği göz önünde bulundurularak aşağıda belirtilen kararlardan biri merkeze/birime bildirilir:

1. Akreditasyon Onayı – Bu karar, DÖDAK ölçütlerine tam veya tamamına yakınına uyulduğunu gösterir. Bu karar yalnızca bir genel değerlendirme ile alınabilir ve süresi bir sonraki genel değerlendirmeye kadar 5 yıldır.
2. Koşullu Akreditasyon – Bu karar, merkez/birim tarafından kısmen karşılanan alanları olan ölçütlerin daha güçlü bir şekilde karşılanmasının gerektiğini gösterir. Karşılanmayan veya kısmen karşılanan ölçütlerin niteliği, merkez/birim tarafından düzeltici önlemlerin alınmasını ve yeniden değerlendirilmesi için merkez/birim ziyaretini gerektirebilir. Ancak, merkezin/birimin aldığı düzeltici önlemleri ayrıntılı bir şekilde açıklayan bir ara rapor hazırlanıp sunulmalıdır. Bu karar ancak bir genel değerlendirme ile verilebilir ve süresi 2 yıldır.
3. Koşullu Akreditasyonun Uzatılması – Bu karar bir önceki koşullu akreditasyon kararında karşılanmayan veya kısmen karşılanan ölçütlerin iyileştirilmesi için merkez/birim tarafından yeterli önlemlerin alındığını gösterir. Bu karar, yalnızca bir koşullu akreditasyon değerlendirmesi ile alınabilir, akreditasyonu bir sonraki genel değerlendirmeye kadar uzatır ve süresi 3 yıldır.
4. Akreditasyon Adaylık Onayı – Bu karar, genel değerlendirme ve koşullu akreditasyon sonrasında verilebilir. Genel değerlendirme sonrası karşılanmayan veya kısmen karşılanan ölçütlerin koşullu akreditasyon süreçleri ile karşılanmasının mümkün görülmediği anlamına gelmektedir. Koşullu akreditasyon sonunda verilmesi ise daha önce genel değerlendirme sonunda karşılanmamış veya kısmen karşılanmış ölçütlerle ilgili beklenen iyileştirilmelerin yapılmadığını gösterir. Bu durumda, merkeze/birime akreditasyon adaylık statüsü verilir. Bir kurumun adaylık statüsü en fazla 12 ay devam edebilir. Merkez/birim adaylık statüsü verilmesini takip eden 6 ay içerisinde TÜMAK’a DÖDAK ölçütlerini kısmen karşılayan ve karşılamayan alanlarıyla ilgili iyileştirmeleri de içeren raporu teslim eder. Bu süreç sonunda yapılan değerlendirme genel değerlendirme statüsünde olur.
5. Akreditasyonun Reddi – Daha önce akreditasyon adaylık onayı alınmış bir merkez/birim için yeniden başvuru yapılması durumunda, yapılacak genel değerlendirmede ölçütleri karşılama bakımından yeniden akreditasyon adaylık onayı gerektiren koşullar mevcut ise ikinci kez adaylık onayı kararı alınmaz. Bu durumda akreditasyonun reddi kararı alınır ve merkezin/birimin adaylık statüsü son bulur.
6. Akreditasyonun Sonlandırılması – Bu karar genellikle bir merkezin/birimin kapatılmasına bağlı olarak alınır.

Akreditasyon Kararları İçin Temel İlke ve Puanlamalar

Değerlendirme takımı, akreditasyon kararı önerisini 8 ana ölçüt ve alt ölçütlere dayalı kanıtları değerlendirerek sunar. TÜMAK ve Tutarlılık Komitesi, aşağıdaki ilkeler çerçevesinde akreditasyon kararını verir.

DÖDAK değerlendiricileri, belirlenen ölçütler ile ilgili merkezler/birimler tarafından sunulan kanıtlara 1 ila 5 arasında puan verir. Bu doğrultuda toplam 75 ölçütten alınabilecek en yüksek puan 375 iken en düşük puan ise 75 olacaktır. Buna göre;

5 yıllık akreditasyon için merkezlerin/birimlerin, DÖDAK ölçütlerinden alınabilecek en yüksek puan olan 375 üzerinden 281 puanı alması; %75 oranında ölçütleri sağlayabilmesi gerekmektedir (281 ila 375 Puan = Tam Akreditasyon).

2 yıllık akreditasyon için merkezlerin/birimlerin DÖDAK ölçütlerinden alınabilecek en yüksek puan olan 375 üzerinden 225 puanı alması; %60 oranında ölçütleri sağlayabilmesi gerekmektedir (225 ila 280 Puan = Koşullu Akreditasyon).

Alınabilecek en yüksek puan üzerinden 225 puanın altında kalan; ölçütlerin en az %60’ını karşılayamayan merkezlerin akreditasyon başvuruları reddedilir.

Tablo 1. Akreditasyon Ölçütlerinin Puanlaması